Qui doit payer la formation complémentaire d’un employé?

Lorsque le travailleur bénéficie d’une formation, la question se pose de savoir à qui incombe la prise en charge des frais y relatifs.

La loi prévoit que l’employeur rembourse au travailleur tous les frais imposés par l’exécution du travail et, lorsque le travailleur est occupé en dehors de son lieu de travail, les dépenses nécessaires pour son entretien.

Cela signifie que les frais d’une formation expressément demandée par l’employeur doivent être pris en charge par ce dernier. À l’inverse, lorsque la formation a été voulue par le travailleur, c’est à lui de s’acquitter des frais, l’employeur ne devant les prendre en charge que s’il s’y est expressément engagé.

Distinguer les types de formation

Il arrive que la prise en charge des frais de formation par l’employeur soit assortie d’une obligation de remboursement si le travailleur quitte l’entreprise peu de temps après la fin de la formation. Une telle clause est légale et par conséquent valable, pour autant qu’elle respecte certaines conditions.

À titre liminaire, il convient de distinguer de quel type de formation il s’agit.

Lorsque la formation n’a pour but que la familiarisation du travailleur à son poste de travail au sein de l’entreprise, les frais découlant de ladite formation ne peuvent en aucun cas être mis à sa charge.

Il en va différemment lorsque la formation permet au travailleur d’acquérir des connaissances qui vont au-delà des rapports actuels de travail et qui peuvent être exploitées sur le marché du travail. Dans cette hypothèse, l’employeur peut demander le remboursement des frais, pour autant que cela ait été prévu, par écrit, avant le début de la formation.

La convention de formation doit prévoir le montant des frais engagés qui devra être remboursé, ainsi que la période durant laquelle l’employé s’engage, en cas de résiliation, à rembourser lesdits frais. De plus, l’obligation de remboursement ne doit pas entraver de manière excessive la liberté du travailleur de pouvoir résilier son contrat. Ce dernier critère sera déterminé de cas en cas et il n’existe pas de règle stricte imposant une durée maximale pendant laquelle le travailleur peut être tenu de rester au service de son employeur.

En pratique, a été jugée admissible une convention prévoyant une obligation de remboursement dégressive, au prorata du temps non travaillé pour l’employeur, sur une durée de trois ans après la fin de la formation.

Cette obligation de remboursement est largement admise en raison du fait que de telles formations, bien qu’étant avantageuses pour l’employeur, représentent principalement une plus-value pour le travailleur.

Signer une convention

Les circonstances menant à la rupture du contrat sont toutefois importantes et peuvent mener à la caducité de la clause de remboursement. Il en va ainsi lorsque l’employeur provoque la résiliation du contrat de travail de manière abusive, ou lorsque le travailleur résilie le contrat de travail en raison d’une violation grave, par l’employeur, de ses obligations contractuelles.

Finalement, la question se pose de savoir comment rémunérer le temps consacré à la formation par le travailleur qui, de facto, ne peut pas se mettre au service de son employeur en même temps. Ici aussi il convient de distinguer de quel type de formation il s’agit.

En présence d’une formation étant exclusivement imposée par l’exécution du travail, le temps consacré par le travailleur pour se former doit être rémunéré comme temps de travail.

Lorsqu’il est question du deuxième type de formation, il est tout à fait possible de prévoir des modalités particulières, notamment par le biais d’une rémunération partielle, de congés non payés ou encore d’une réduction du taux de travail.

En conclusion, avant d’entamer une formation, il peut être opportun de se renseigner sur l’existence d’un règlement y relatif au sein de son entreprise. En l’absence de règlement, il est dans l’intérêt des deux parties de signer une convention permettant de déterminer clairement les modalités de la formation, afin d’éviter tout conflit ultérieur.

Lucille Rebetez
Avocate