Travail à distance, Informatique et Cloud : Les RH au cœur de la transition.

La crise du COVID a profondément transformé le rapport entre les salariés et le travail à distance. Le décideur RH va se trouver plus souvent confronté à la demande de ses employés souhaitant travailler quelques jours par semaine depuis la maison. La pression va peut-être aussi venir de la direction qui, ayant vu ses bureaux vides, espère louer moins d’espace. Ou alors, le télétravail sera un argument lors du recrutement des talents du monde entier.

Il conviendra alors d’ouvrir un dialogue constructif avec les salariés, le management et le responsable informatique afin de comprendre les possibilités actuelles de télétravail. Les éclairages ci-dessous seront utiles pour structurer cette discussion.

1. Cibler le besoin

La première étape est d’abord de mettre en place avec la direction un but pour le télétravail. Voici quelques exemples :

• Économies des places de travail
• Attractivité et satisfaction des employés
• Continuer à fonctionner en cas de crise courte, longue ou moyenne durée ?

Il faudra ensuite définir le nombre d’employés concernés : 

• Le télétravail sera-t-il réservé à quelques-un(e)s ? Tout le monde y-a-t-il droit ?
• Combien de jours par semaine ?
• Y aurait-il des rotations sur un bureau ?  
• Y aurait-il des postes entièrement à distance ?

Finalement, il faudra identifier les obstacles ou des difficultés particulières.

• Sensibilité des données ?
• Nécessité d’être présent sur les lieux (machine, clients…) ?

Image source Wrike.com

Il est important d’avoir ces informations afin d’ouvrir la discussion avec les responsables informatique. Les responsables IT sont souvent confrontés à un manque de données des autres départements, qui sous-estiment parfois grandement le temps et le budget nécessaire. En pratique, une transition informatique est souvent complexe et couteuse. Fournir rapidement les objectifs et le périmètre des changements attendus permet de pouvoir estimer plus précisément l’effort nécessaire.

Il ne faudra pas aussi négliger côté RH la partie contractuelle pour la création ou la modification d’une règle interne de télétravail qui devra être validée par l’Ex-Co.

2. Comprendre l’évolution programmée du poste de travail 

Comme tout changement, le télétravail, modifie les habitudes et provoque des réticences initiales. Cependant, bien qu’accélérés par la crise du COVID, ces changements sont dans la ligne naturelle de l’évolution du poste de travail.

Pour mieux comprendre pourquoi la généralisation du travail à distance est naturelle, faisons un petit historique de l’évolution des postes de travail en entreprise.

Stade 1

Avant, l’arrivée d’un employé se traduisait par l’attribution d’une machine (depuis le stock ou achat) et d’un bureau.

Un ordinateur = un employé

Image Source Wikimedia

Stade 2

Quand les machines sont devenues plus puissantes, on a pu diviser un ordinateur en « bureaux virtuels ». Avec l’arrivée d’internet et des réseaux d’entreprise, qui permettent aux ordinateurs de s’échanger des informations entre eux, l’ordinateur puissant est devenu un serveur qui contient les bureaux virtuels, et les machines installées sur les bureaux des employés sont là uniquement pour visualiser le bureau virtuel.

Un serveur (machine puissante, chère) + plusieurs ordinateurs « client light » = plusieurs employés

Source image : Omicro.net

Cette solution est courante dans les grandes entreprises. Un employé peut ainsi se connecter à son compte depuis n’importe quel ordinateur « client » de l’entreprise en rentrant son nom et mot de passe.

Seul « problème », il doit être normalement dans les prémices de l’entreprise, connecté au réseau interne de l’entreprise. Cela assure une bonne sécurité. Afin d’autoriser ses employés à se connecter depuis l’extérieur, il faudra ouvrir une connexion entre l’internet et l’intranet (= réseau de l’entreprise), qui devra être sécurisée. Le propre ordinateur de l’employé ou un laptop de l’entreprise devient alors le client depuis le domicile.

Stade 3

Le Cloud transforme profondément les infrastructures informatiques. Les serveurs qui étaient gérés dans les locaux de l’entreprise sont maintenant déplacés dans des méga-centres spécialisés et géré par des prestataires (les plus connus étant Amazon Web Service, Google Cloud et Microsoft Azure). L’infrastructure informatique devient une commodité, et les ordinateurs virtuels peuvent être gérés et accédés facilement à distance. Une machine de faible puissance (Ordinateur portable, tablette voire téléphone) permet aux employés d’accéder aux ressources de travail.

Source image  Imedsys.fr

3. L’entreprise doit accueillir le changement pour évoluer.

Pour comprendre l’irréversibilité du changement apporté par le Cloud, et par extension le télétravail, on peut faire l’analogie suivante : c’est le passage du puit à l’eau courante. Imagineriez-vous encore vouloir gérer votre propre approvisionnement en eau courante, ou en électricité ? C’est pourtant ce type de changement qu’apporte le cloud. Au lieu de commander des ordinateurs, un parc informatique, et de devoir gérer ces ressources, un prestataire (l’équivalent du service des eaux) vous propose des postes virtuels et de la puissance de calcul à votre porte, en quelque instants, sur abonnement.

Exemple d’un centre de serveurs cloud (source : one click cloud)

Le télétravail découle du cloud. De même qu’à l’époque, il fallait être proche d’une source d’eau, il fallait, avant internet et le Cloud, être dans les locaux de l’entreprise pour profiter des ordinateurs, des logiciels de l’entreprise, et pour maintenir le tout. Désormais, tout est accessible à distance, et donc potentiellement depuis chez soi.

Cela entraine nécessairement un changement du rôle de l’espace de travail, qui va devenir un simple lieu de rencontre et lien social, ou peut-être disparaitre tout simplement. Cela représente peut-être des économies en location de bureaux. Il faudra néanmoins garder le lien social avec les employés et les clients car les deux sont paradoxalement en demande de plus de rencontre et de contact humain face à une virtualisation omniprésente et déshumanisante. Les commerciaux devront rencontrer plus souvent les clients, et les RH devront proposer des moyens pour les employés de se côtoyer dans des rencontres et événements d’entreprise.

En tant que RH vous jouez un rôle actif dans la transformation et permettez aux différents acteurs d’être à l’aise pour contrôler le changement, plutôt que de le subir. Vous allez rencontrer des dirigeants et des informaticiens parfois enthousiastes, parfois très réticents à la perte de contrôle qu’entraine le travail à distance et la virtualisation des ressources.

Il est donc important de communiquer votre confiance et votre positivité face au changement, de partager leurs problématiques quand elles recouvrent vos fonctions, et de les résoudre ensemble.